[緣起]

2017 年底，我接到了一項任務——籌辦部門新年度的 Kick off 活動。由於部門人數很多，加上我們還邀請了其他密切合作的部門參與，因此這場活動規模也不算小。

接到任務後，我首先與部門主管確認了需求與活動方向，並翻閱了過去的活動記錄，看看以往大家都進行了哪些活動。但自從12月底與主管的樂高會議後，我就大概猜到主管們希望看到更多來自基層員工的發言和突破，因此我對這次活動的定調便是

Bottom-up

[招募團隊]

從招募團隊開始，我就採取了不同以往的方法。過去，大多是由專案負責人指派成員加入，但這次，我決心追求 Bottom-up 的精神，讓有意願的熱血夥伴自願參加。因此，我設計了一些有趣的文案來吸引大家參與，比照 Scrum Team 的規模成立了 5~9 人的工作團隊。出乎意料的是，從開始號召到成軍僅花了短短兩天就募滿了成員。原本擔心沒人願意在工作時間外協助，但結果證明我們多慮了——每位夥伴都是熱血的！

[以終為始]

我將這次活動視為一個產品開發，而我的角色則是 Product Owner。為此，我先針對需求進行了頭腦風暴，透過 Impact Mapping 和 User Story Mapping 將所有活動規劃了一遍。隨後，我邀請部門主管和工作團隊一起討論我的初步規劃。

意料之中的變化很快就出現了，目標與當初討論的有些不同，但我們想以團隊的角度共創這次活動的目標。透過故事卡片的描述，我們一起調整了目標的優先順序，最終訂出了以下幾個目標：

• 展望未來——讓所有夥伴了解 2018 年的計劃
• 輕鬆愉快的氛圍
• 增加團隊凝聚力
• 回顧過去——比 2017 年更好
• 尋找自我——在這裡工作的意義

我們先確認了目標，然後再規劃內容，以終為始，才能避免規劃出自爽的活動而偏離了目標。

[工作分派]

全員一起
一開始的一些工作，例如找場地、活動規劃，基本上都是全員一起貢獻與發想的。在場地選擇上，我們讓大家各自認領了幾個場地去調查，並在工作團隊內介紹這些場地的優劣點。透過優先排序，我們挑選出 6 個可能成行的場地，並與我們的 Stakeholder——部門大老闆討論預算。最終成行的場地並非我們的首選，但這種優先排序的做法讓我們能快速找到下一個合適的場地。

全員 vs. Owner
接下來的工作則需要 Owner 認領並完成。有些繁重的工作，例如場地接洽、簽約等體力活；也有一些是認領各項活動的規劃。起初，我還是想採用全員參與的方式，但實驗下來發現，有些任務太重要了，還是需要一個 Owner 來負責。

Weekly Scrum
別忘了，除了搞活動，大家還有日常工作要完成。因此，我們不敢占用太多時間，除了隨時在群組中溝通外，我們每周三下午 5:00 ~ 6:00 進行 1 小時的 Weekly Scrum，主要用來同步每周的工作進展。

Self-organization
這次的合作讓我對幾位夥伴刮目相看。他們不僅專注於自己的任務，還會主動關心團隊是否需要幫忙。對我來說，這是一次非常寶貴的收穫。

[是否符合 Stakeholder 的期待]

這次我們規劃了 7 個活動，我自己認領了其中 2 個，其餘 5 個由其他團員負責。一開始，我非常尊重大家的規劃，保留了每個團員的 Idea。但隨著時間的推進，我逐漸發現作為 PM 的難度所在——一方面要尊重團員的創意，另一方面也要掌握活動的細節，確保能達到最初設定的目標，並能應對來自老闆的提問。因此，我開始積極參與每項活動的討論，並透過提問提醒大家不要忘記初衷。

為了避免用我個人的想法左右其他夥伴的創意，我們引入了 Review 機制。不僅團隊內部進行 Review，我們還邀請 Stakeholders 加入，類似於 Scrum 的 Sprint Review。這樣的做法有助於我們逐步調整方向，每次的回饋都讓活動更接近 Stakeholders 的期望。而且，我對我們這群自走砲提出的 Solution 充滿信心！

[Connection Game]

我們在第一天的開場進行了 Connection Game，這個小遊戲達到了以下效果：

• 破冰醒腦，讓場子熱起來
• 隨機分組，認識平時不同組別的同事
• 有趣的 Team Building
• 結合活動主題：Connection

[老闆專訪 & Product Owner 介紹今年的 Plan]

這其實是兩個活動，通常這類活動屬於傳統的演講模式，上對下地灌輸部門目標和每個 Plan 的細節。我們保留這種模式是因為確實需要一個場合，讓大家先了解全貌。

雖然這是傳統的方式，但我們團隊還是想了些有趣的做法。首先，我們通過專訪的方式與大老闆進行訪談，逐步揭示老闆的理念。然後，每個 Product Owner 上台介紹前，觀眾並不知道下一位會是誰，這為活動增添了一些趣味。在演講過程中，Product Owner 也必須與台下互動，透過提問來吸引觀眾注意。結果證明這樣的方式非常成功，至少沒有人睡著 XDDDD。

[Product Drawing Game]

誰說產品只能由 Product Owner 來說呢？誰說產品只能有紙本的規格書或 Slide 呢？

為了讓所有夥伴在未來 3 個月、6 個月後依然能清楚了解產品，我們藉助了視覺與動手操作的方式——畫畫。

去年接觸了 LSP（Lego Serious Play）後，我深深覺得親自動手操作的效果非常好，加上我本來就有一套 Scrum Drawing Game。因此，我設計了這個針對產品的 Product Drawing Game。部門有近 60 人的大團隊，且各自有不同的產品團隊，而 Stakeholders 一直希望大家不要只關注自己的產品。因此，我們將 Product Drawing Game 分為三個階段：

• 第一階段——Discovery Team 探索需求
  這個階段採取混合分組，夥伴們自由加入感興趣的組別，但必須符合以下規則：
  (1) 每組不得超過 n 人
  (2) 不能加入原生團隊
  目的在於增加多元性，不同團隊的人或許會有不同的思維，打破 Product Owner 本來的想法。這個階段的重點是 WHY。
• 第二階段——Delivery Team 交付產品
  原生團隊回到本來的編制，由 Product Owner 看圖說故事，說明上一組 Discovery Team 畫出的需求，再由原生團隊 Delivery Team 繪製出這些需求將如何解決問題。這個階段的重點是 WHAT。
• 第三階段——分享
  最後由每組上台說明這些需求的原因與這個 Plan 的目的，讓其他團隊也能大致了解。這階段的重點在於原生團隊（包含 Product Owner & Team）能否清楚說出接下來要做的事。

就像之前為部門活動設計 Scrum Drawing Game 一樣，這次的 Product Drawing Game 更專注於產品本身，或許更適合內訓課程

[用畫畫來 Retrospective]

老實說，雖然我辦過許多場 Retrospective，但從未嘗試過用畫畫的方式來進行。一方面是覺得這需要耗費大量時間，另一方面也認為這種方式更適合用來討論較深層次的問題或是個人的觀點。然而，因為我們部門幾個產品團隊平時已經有在進行 Retrospective，所以這次的設計更側重於探討個人在 2017 年面對的難關以及成就。最終，我們利用虛擬人物的概念來整合大家的優秀特質。

[密室逃脫]

這次活動選擇了 EnterSpace 咖啡實驗室作為場地，這裡不僅是一間咖啡廳，還有密室逃脫的設施。當初選擇這個場地時，我覺得這裡非常適合，因為我們除了可以進行正式活動外，還能順便進行 Team Building，增進大家的感情。這裡的關卡設計也能容納我們的人數，我們還讓大家多元組隊，嘗試不同的組合。根據事後的問卷調查，密室逃脫果然成為了大家最喜愛的部分。

[2018 金鑰獎]

這是一個鼓勵與獎勵的場合，過往通常由老闆在這種場合中表揚一些表現優秀的夥伴。

但這一次，我們採取了 Bottom-up 的方式。

這次的頒獎儀式與以往不同，改為由夥伴們自行提名，再由大家票選出心目中的英雄。

得獎名單保密到家，連我都不知道 XD

前一天公布入圍名單，讓入圍者有時間準備得獎感言，隔天再由頒獎人宣布得獎者。

過程中，我們也讓投票人或提名人說明一下他們的理由。每位入圍者之所以能獲得提名，必定有打動他們的地方。這個過程充滿了感謝與正能量，團隊也因此更清楚彼此的信賴感在哪裡。

入圍即是肯定，每位入圍者都實至名歸！

[三年後的我]

活動的最後，我讓大家沉澱下來，思考三年後的人生目標。

這其實是一個很沉重的題目，大部分人在平時可能不會這樣深思熟慮。我先讓大家回顧一下自己的生命之輪，思考目前還有哪幾個面向是不滿意的。然後，假設三年後我們成為封面人物，會是什麼樣的故事？最後，我們借鑒了 Startup 常用的 Lean Canvas，設計了 Personal Canvas，從左邊的現狀到右邊的三年後，填上我們需要努力或需要幫助的地方。

不可否認，這真的是一個很私人的題目，有人認真思考，有人不願透露。對我來說，只要有人回去後真的好好想過，就值得了。

總之，偶爾思考一下，對人生應該沒有壞處吧！

[活動後]

活動結束並不代表一切結束。雖然已經接近過年，我們還是趁熱進行了滿意度調查。這次我採用了淨推薦分數（Net Promoter® Score）來調查大家對各項活動的想法。同時，工作團隊也趁熱進行了 Retrospective，我們還有一些社會責任，希望將這次辦活動的心得和地雷留給下一個工作團隊。

當然，我們的後續工作還沒有結束，還有影片、照片的剪輯以及 Product Drawing Game 的海報產出，我們的工作尚未完成呢！

[個人心得]

舉辦這次的活動，就像開發一款產品——從聆聽需求、確認需求、募集團隊到發想方案，最後實際上線，再收集上線後的數據回饋。

我很開心在新的一年接受這個挑戰，並堅持敏捷思維，與團隊一起完成這項活動。在這個過程中，我學到了很多，也更深入地了解了夥伴們的不同面向。

最後，回應主題——用敏捷思維來辦活動。很多人會說敏捷只能用在軟體開發？敏捷只能有自組織團隊？我想表達的是，敏捷其實是一種態度。

Being Agile!